FOIRE AUX QUESTIONS - Gestion du Temps et des Absences

• L’entrée en matinée peut se faire sur la période suivante : 7h15 à 9h30.
• La sortie en matinée peut se faire à partir de 11h.
• L’entrée en après-midi doit se faire avant 14h.
• La sortie en après-midi peut se faire sur la période suivante : 15h30 à 19h15.

Vous trouverez ci-joint un document expliquant le schéma de l’horaire variable du badgeage :

Si vous avez oublié de badger ou que votre badgeage ne s’est pas enregistré, vous pouvez régulariser cette situation sur Chronos  :
Self service (onglet) —> Déclaration oubli de badgeage (WJB) —> Nouvelle déclaration —> Préciser la date et l’heure de badgeage —> Enregistrer.
Si un badgeage est en anomalie, vous devez faire un ticket desk au service de la Gestion du Temps en demandant sa suppression.

Vous devez badger votre départ lors de toute absence liée à une activité ou occupation, puis badger de nouveau à votre retour.
Cela n’exclut pas le badgeage de fin de journée. Pour rappel, les badgeages fonctionnent par paire : un badgeage d’entrée doit toujours être suivi d’un badgeage de sortie.

Si vous êtes présent à l’ISAE au début et à la fin de votre mission : Lorsque vous partez en mission, vous devez utiliser la fonction F2 sur la badgeuse, puis passer votre badge. Cela activera le mode « mission ». À votre retour à l’ISAE, vous devrez à nouveau badger avec la fonction F2 pour clôturer la mission.

Si votre mission débute le lendemain et que vous ne serez pas présent à l’ISAE ce jour-là : Débadgez F2 en quittant l’établissement. Puis badgez normalement à votre retour à l’ISAE.

Si vous êtes présent à l’ISAE le jour du départ en mission et absent de l’ISAE à la fin de la mission : Débadgez F2 en quittant l’établissement pour partir en mission. Puis badgez normalement à votre retour.

Afin d’éviter toute anomalie, il est nécessaire de veiller à toujours avoir un nombre de badgeage pair.

Si votre formation se déroule sur le site de l’ISAE ou si vous avez la possibilité de badger, le fonctionnement habituel s’applique.

En revanche, si vous ne pouvez pas badger, le service de la formation continue informera la Gestion du Temps, qui programmera votre compte en « formation  » sur la période concernée.
Vous n’aurez donc aucune action à effectuer dans Chronos.

Ce compteur ne comporte pas de limite en cours de mois. En revanche, à la fin du mois, un écrêtage est appliqué pour les heures dépassant 8 h.

Ainsi, une personne disposant de 9 h de crédit-temps en fin de mois se verra retirer 1 h et débutera le mois suivant avec un solde de 8 h.

Si vous avez été en maladie, réserve opérationnelle, congé maternité/paternité, toutes ces absences ont un impact sur votre solde RTT (13 absences déduit 1 RTT).
Autrement, merci de contacter le service RH de la gestion du temps par ticket desk.

Vous bénéficiez de 5 jours ouvrables au titre d’un congé exceptionnel à l’occasion de votre mariage.

Ce congé doit être pris dans un délai raisonnable autour de la date de l’événement.
Le mariage de vos descendants directs vous ouvre également droit à 2 jours de congés exceptionnels.

Si le mariage a lieu à plus de 200 km (aller-retour) de votre domicile, une extension du congé peut être accordée pour les temps de trajet, dans la limite de 48 heures aller/retour.
Pour en bénéficier, vous devez fournir un justificatif délivré par la mairie (copie du livret de famille, acte de mariage…)
La demande doit être effectuée sur Chronos, en sélectionnant le motif « CEFA ».

15 jours par année, ou, accordé au prorata de présence.
Ce type de congé est accessible sous conditions  :
• Avoir un enfant légitime âgé de moins de 16 ans (pas de limite pour un enfant handicapé)
• Un seul parent doit être au ministère de la défense, autrement, le droit est pour les deux.
Afin de valider cette absence il faudra que l’agent transmette un justificatif médical montrant la nécessité de présence du parent, ou l’absence de structure d’accueil pour l’enfant (fermeture de crèche, école…)
La demande doit être effectuée sur Chronos, en sélectionnant le motif « CEGM ».

Il convient de prévenir votre gestionnaire paye de votre départ en lui transmettant une lettre de démission, ou de détachement si vous êtes fonctionnaire.
Si nécessaire, vos congés et RTT seront recalculés au prorata de votre présence.
Pour les fonctionnaires allant dans une autre administration, il faudra demander par ticket desk au service de la Gestion du Temps une attestation de congés et de CET.
Il faudra également suivre la fiche de circuit de départ afin de rendre le matériel informatique notamment.

En principe, les droits sont calculés sur une année civile (du 1er janvier au 31 décembre).
Tout contrat débutant en cours d’année ou se terminant avant cette date doit faire l’objet d’un calcul par le service de la Gestion du Temps, via une demande sur le ticket desk.

Vous, ou votre supérieur hiérarchique, devez informer le service de la Gestion du Temps via le ticket desk en cas de présence durant un jour de fermeture.

Il conviendra ensuite de transmettre le formulaire relatif aux heures supplémentaires effectuées : https://idol.isae.fr/nuxeo/nxfile/default/0412482e-64dc-4971-b42e-25a8c8311ea6/blobholder:0/Previsionnel%20et%20declaration%20HS.pdf

Les heures travaillées pourront être récupérées, ou payées (pour les catégories B et C), à condition qu’elles soient reconnues comme des heures supplémentaires, dans la limite des 48 heures hebdomadaires autorisées.

Ce compteur correspond aux jours de congés annuels de l’année en cours (hors reports de l’année précédente) pris pendant les périodes dites « hors saison ».

Ces périodes sont définies comme suit : du 1er janvier au 30 avril et du 1er novembre au 31 décembre.
Les congés posés durant ces périodes ouvrent droit à des jours de congés supplémentaires, selon la règle suivante :
• 1 jour supplémentaire pour 5 jours de congés pris,
• 2 jours supplémentaires pour 8 jours de congés pris.

Ce type de congé ne peut être utilisé qu’à compter du 1er novembre.
Si votre contrat prend fin avant cette date alors que ce compteur est alimenté, merci de contacter le service de la gestion du temps afin de transformer ce droit en congés annuels classiques.

Sont reportables sur l’année N+1, jusqu’à la fin des vacances de mars (une communication précisera la date exacte) :
– les congés annuels.
– les congés d’ancienneté.
– les congés hors saison.
– les heures supplémentaires.

Ne sont pas reportables :
– les RTT.

Il est possible d’effectuer un don de jours.
Ces jours peuvent être attribués aux agents se trouvant dans l’une des situations suivantes :
• Parent d’un enfant de moins de 20 ans gravement malade ou décédé avant l’âge de 25 ans
• Proche aidant
• Participant, en qualité de sapeur-pompier, aux missions d’un service d’incendie et de secours

Il convient de compléter le formulaire ci-joint et de le transmettre via le ticket Desk : https://idol.isae.fr/nuxeo/nxfile/default/77b03f62-e496-4915-b9f7-c2ac78d5e6ad/blobholder:0/Formulaire%20Don%20jours%20repos.pdf

Dans le cadre d’un départ ou d’un retour de mission, vous pouvez faire une demande de repos compensateur.
Pour cela, merci de transmettre au service de la Gestion du Temps le formulaire ci-joint, dûment signé par votre supérieur hiérarchique, accompagné de votre ordre de mission : https://idol.isae.fr/nuxeo/nxfile/default/f6d6962d-b27f-4215-88d3-585394f6106f/blobholder:0/formulaire%20repos%20compensateur%20suite%20mission.pdf

À noter que les repos compensateurs crédités dans le cadre d’un départ ou d’un retour de mission doivent être pris dans les deux mois suivant leur obtention.

Vous pouvez bénéficier de jours de congé exceptionnel en cas d’événement familial, avec une extension possible si celui-ci se déroule à plus de 200 km (aller-retour) de votre domicile.
Un délai de trajet supplémentaire, dans la limite de 48 heures aller/retour, peut alors être accordé.
• Décès du conjoint, d’un parent (père, mère), frère ou sœur, grand-parent ou beau-parent : 3 jours.
• Décès d’un enfant : de 12 à 22 jours, selon l’âge de l’enfant.

La demande doit être effectuée dans Chronos, en sélectionnant le motif « CEFE  ».

Vous devez, dans un premier temps, effectuer une demande auprès de votre hiérarchie.
Une fois celle-ci acceptée, merci de transmettre vos jours ou demi-journées d’absence afin de permettre le paramétrage de votre compte Chronos en conséquence.
Par la suite, il est à noter que vos droits à congés et RTT seront impactés et recalculés au prorata de votre temps de présence.

Vous bénéficiez d’autorisations d’absence sous forme de crédit d’heures syndicales afin d’assister à des réunions dans ce cadre.
Ces absences doivent être déclarées dans Chronos, via une demande d’absence :

Motif ICHSY pour une réunion à l’ISAE
Motif CHSY pour une réunion à l’extérieur de l’ISAE

Pour une participation à une réunion syndicale, chaque agent a droit à 12 heures par année civile.
Cette absence doit être déclarée dans Chronos, via une demande d’absence :

Motif RSYN

Dans le cadre d’absence syndique spécifique (Article 13, Article 15), vous bénéficiez d’une autorisation spéciale d’absence au titre de l’exercice du droit syndical.
Cette autorisation d’absence peut être assortie d’un délai de route lorsque le déplacement excède 200 km.
Il vous sera demandé de déposer un ticket via Ticket Desk à destination du service de la gestion du temps.

Conformément au règlement intérieur du télétravail, il n’est pas autorisé de poser plus de cinq journées consécutives de télétravail. Si tel est votre cas, il est nécessaire de revenir en présentiel, à défaut, un justificatif médical sera requis.

Par ailleurs, lorsque vous posez des demi-journées de télétravail, Chronos les comptabilise comme des journées complètes. Dans ce cas, merci de vous rapprocher du service RH (Gestion du Temps) afin de procéder au placement du télétravail.

Le nombre maximal de jours pris par semaine dépend de plusieurs facteurs :

• Le nombre de jours par semaine indiqué dans la demande initiale de télétravail.
• Le nombre maximum de jours télétravaillés est fixé à deux jours par semaine.
• Dans certains cas (handicap, état de santé), une dérogation peut porter le maximum à plus de 2 jours, pour une durée de 6 mois renouvelable.
• Pour les femmes enceintes : Le nombre de jours peut aller jusqu’à 3 jours par semaine.

Vous pouvez vous absenter jusqu’à 31 jours. Au-delà de cette durée, Chronos bloquera les demandes d’absence.
Une exception est toutefois prévue pour les agents retournant dans leur pays d’origine.

Un bonus correspond à une demi-journée d’absence, déduite de votre crédit de temps disponible.
Vous pouvez bénéficier de deux bonus par mois.
Soit une journée complète, soit deux demi-journées distinctes.
La demande doit être effectuée sur Chronos, en sélectionnant le motif « BONUS »

Un bonus équivaut à 4 heures de crédit-temps.
Un seuil de tolérance est autorisé jusqu’à –2 heures sur le compteur de crédit-temps.
Ainsi, un agent peut bénéficier d’un bonus dès lors que son compteur de crédit-temps affiche un solde supérieur à 2 heures.

Vous pouvez modifier votre planning de temps partiel.
Afin de faire ces modifications, merci de contacter le service RH de la gestion du temps.

Les apprentis sont en contrat hebdomadaire de 35 heures. Par conséquent, ils ne bénéficient pas de jours de RTT.

Pour respecter le calendrier des fermetures de l’ISAE, les apprentis profitent également de ces périodes, ce qui impacte leurs congés annuels.

À titre d’exemple, sur une année civile, un agent dispose de 25 jours de congés annuels ; un apprenti aura donc 25 jours – 11 journées de basse, soit un total de 16 jours de congés annuels.

Si vous êtes en fin de cycle scolaire, vous pouvez bénéficier de 5 jours de congés supplémentaires dédiés aux révisions de vos examens finaux.
Nous vous invitons à vous rapprocher du service de la gestion du temps afin d’obtenir l’ouverture de ces droits.

Il peut arriver que votre compte Chronos ne soit pas paramétré correctement ou que votre calendrier scolaire ait été modifié en cours d’année.
Merci de vous rapprocher du service RH, via un ticket Desk auprès de la Gestion du Temps, afin de régulariser la situation.

Votre CET peut être ouvert après un an d’ancienneté à l’ISAE, ou lors d’un transfert depuis une autre administration.

La principale condition pour l’alimenter en congé annuel et congé hors saison est d’avoir posé au moins 20 jours de congés annuels dans l’année (condition ajustée selon la quotité de travail).
Les RTT ne sont pas soumises à cette règle.
Le CET peut-être alimenté par des CA, RTT, CHP, Repos compensateur.
Chaque année, le CET ne peut pas progresser de plus de 10 jours.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter la page suivante : Compte Epargne Temps - Rappel des règles

En fin d’année et au début de la nouvelle année, il vous sera demandé de transmettre, via Ticket Desk, un formulaire d’option au service de la gestion du temps.
Trois options s’offriront alors à vous :
1. Maintenir les jours au-delà de 15 sur votre CET. Dans la limite du plafond règlementaire 60 jours et du seuil de progression de 10 jours depuis la dernière campagne.
2. Demander le paiement de ces jours (les demi-journées ne sont pas indemnisables).
3. Pour les fonctionnaires  : verser ces jours au régime de retraite additionnelle de la fonction publique.

• Si vous disposez de plus de 15 jours : les jours au-delà de 15 peuvent vous être indemnisés.
• Si vous disposez de moins de 15 jours : ces jours doivent être pris ou donnés.
• Si vous rejoignez une autre administration publique (fonctionnaire, ouvrier de l’État ou contractuel), veuillez-vous rapprocher du service de la Gestion du Temps afin d’obtenir une attestation CET à transmettre à votre futur employeur pour le transfert de votre CET.